Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas

SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS

   Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan dua system yakni system pengeluaran kas menggunakan cek dan system pengeluaran kas dengan uang tunai melalui system dana kas kecil. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek ( biasanya karena jumlah relative kecil). Dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu diantara 2 sistem : fluctuating-fund-balance system dan imprest system

SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DENGAN CEK

Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini:

1)        Pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud

       oleh pihak pembayar.

2)   Pengeluaran kas dengan cek direkam juga oleh bank yang secara periodic mengirimkan rekening Koran bank (bank statement) kepada perusahaan nasabahnya. Rekening Koran bank inilah yang dapat digunakan oleh perusahaan yang direkam dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.

3)       Jika system perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer.Pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakan cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran.

A.       Dokumen yang Digunakan

Adapun  Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:

1)        Bukti kas keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen. Disamping itu dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.

2)        Cek

Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Ada 2 pilihan dalam penggunaan cek untuk pembayaran

ü  Check issuer  membuat cek atas nama

ü  Check issuer  membuat cek atas unjuk

3)        Permintaan cek

B.       Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:

1)        Jurnal pengeluaran kas

Dokumen sumber yang digunakan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas. Dalam pencatatan utang dengan account payable system,  untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas.

2)        Register cek

Register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain. Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan 2 jurnal yaitu register bukti kas keluar dan register cek.

C.       Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:

1)        Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi ini mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang). Setelah mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.Jika perusahaan menggunakan voucher payable systembagian utang kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

2)        Fungsi kas

Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.

3)        Fungsi akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab atas :

·           Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.

·           Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek

·   Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

·    Melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar

4)        Fungsi pemeriksaan intern

Fungsi ini bertanggung jawab untuk :

·    Melakukan penghitungan kas secara periodic dan mencocokan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam buku besar)

·     Melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodic.

D.       Unsur Pengendalian Intern

1)        Organisasi

a)        Fungsi penyimpanan kas Harus Terpisah dari Fungsi Akuntansi.

Unsur sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi penyimpanan, agar data akuntasnsi yang dicatat dalam catatan akuntansi dijamin keandalannya. Dengan pemisahaan ini, catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi dapat berfungsi sebagai pengawas semua mutasi kas yang disimpan oleh fungsi penyimpanan kas.

b)     Transaksi Pengeluaran Kas Tidak Boleh Dilaksanakan Sendiri Oleh Bagian Kas Sejak awal Sampai Akhir, Tanpa Campur Tangan dari Fungsi Yang Lain.

Unsur sistem pengendalian intern mengharuskan pelaksanaan setiap transaksi oleh lebih dari fungsi agar tercipta adanya Internal Check. Dalam transaksi kas, bagian kasa adalah pemegang fungsi penerimaan kas, pengeluaran kas, dan fungsi penyimpanan kas. Dengan pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas oleh lebih dari satu fungsi ini, kas perusahaan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat dalam catatan akuntansi dapat dijamin ketelitian dan keandalannya.

2)        System Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a)        Pengeluaran Kas Harus Mendapat Otorisasi dari Pejabat yang berwenang.

Transaksi pengeluaran kas diotorisasi oleh pejabat yang berewenag dengan menggunakan dokumen bukti kas keluar. Berdasarkan bukti kas keluar ini kas perusahaan berkurang dan catatan akuntansi dimutakhirkan.

b)       Pembukaan dan Penutupan Rekening Bank Harus Mendapatkan Persetujuan dari Pejabat Yang berwenang.

Sistem pengendalian intern mengharuskan setiap pembukuan dan penutupan rekening bank mendapatkan persetujuan dari manajemen puncak. Jika terjadi pembukaan dan penutupan rekening giro perusahaan di bank tanpa otorisasi dari pejabat yang berwenang, akan terbuka kemungkinan penyaluran penerimaan kas perusahaan ke rekening yang giro yang tidak sah dan pengeluaran kas perusahaan untuk kepentingan pribadi karyawan.

c)        Pencatan dalam Jurnal Pengeluaran Kas ( atau dalam Metode Pencatatan Tertentu dalam Register cek) Harus Didasarkan atas Bukti Kas Keluar yang telah Mendapat Otorisasi dari Pejabat Yang Berwenang dan Dilampiri Dengan Dokumen Pendukung Yang Lengkap.

System pengendalian intern mengharuskan setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diproses melalui system otorisasi yang berlaku.

3)        Praktek Yang Sehat

a)    Saldo Kas Yang Ada di Tangan Harus Dilindungi dari Kemungkinan Pencurian atau Penggunaan Yang Tidak Semestinya.

Dalam system kas seperti ini yang digambarkan di atas, saldo kas yang di tangan adalah berupa dana kas kecil dan penerimaan kas dari penjualan tunai dan dari piutang yang belum disetor ke bank (unde-po-sited cash receipts). Saldo kas ini perlu dilindungi dari kemungkinan pencurian dengan cara menyimpannya dalam lemari besi dan menempatkan kasir di suatu ruangan terpisah.

b)      Dokumen Dasar dan Dokumen Pendukung Transaksi Pengeluaran Kas Harus Dibubuhi Cap “Lunas” oleh Bagian Kasa Setelah Transaksi Pengeluaran Kas Dilakukan.

Dalam transaksi pengeluaran kas, bukti kas keluar dibuat oleh fungsi akuntansi ( bagian Utang) setelah dokumen pendukungnya lengkap. Bukti kas keluar ini merupakan dokumen perintah pengeluaran kas dari pejabat yang berwenang kepada fungsi keuangan. Oleh karena itu, untuk menghindari penggunaan dokumen pendukung lebih dari satu kali sebagai dasar prmbuatan bukti kas keluar, fungsi keuangan harus membubuhkan cap “lunas” pada bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya, segera setelah pengiriman cek kepada kreditur dilakukan.

c)    Penggunaan Rekening Koran Bank ( Bank Statement) yang merupakan informasi dari Pihak Ketiga, untuk Mengecek Ketelitian Catatan Kas Oleh Fungsi Yang TIdak Terlibat dalam Pencatatan dan penyimpanan Kas.

Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas melibatkan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Untuk menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi yang dicatat dalam register cek dan jurenal penerimaan kas, dalam system kas dapat dirancang penggunaan rekening Koran bank sebagai alat untuk mengawasi catatan kas perusahaan. Rekening Koran bank yang diterima secara periodic oleh perusahaan digunakan untuk mengecek ketelitian register cek dan jurnal penerimaan kas dalam kegiatan yang disebut rekonsiliasi bank. System pengendalian intern mengharuskan rekonsiliasi bank dilakukan oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yang merupakan pihak yang tidak menyelenggarakan catatan kas dan tidak memegang fungsi penyimpanan kas.

d)       Semua Pengeluaran Kas Harus Dilakukan Dengan Cek atas Nama Perusahaan Penerima Pembayaran Atau dengan Pemindahbukuan.

Pembayaran dengan cek dapat dilakukan dengan dua cara : dengan menuliskan kata tunai dan dengan menuliskan nama penerima cek yang dituju. Cek atas unjuk yaitu cek tersebut dapat diuangkan oleh siapa saja yang dapat menyerahkan (menunjukkkan) cek tersebut ke bank. Cek atas nama yaitu cek yang hanya dapat diuangkan oleh orang atau perusahaan yang namanya tercantum dalam cek tersebut. Pembayaran melalui bank dapat pula dilakukan dengan pemindahbukuan dana dari rekening giro perusahaan pembayar ke rekening giro perusahaan penerima. Pembayaran dengan menggunakan cek atas nama dengan cara pemindahbukuan ini dilakukan agar perusahaan memperoleh kepastian bahwa kas yang dikeluarkan ini sampai ke alamat yang dituju ( tidak ke tangan pribadi penagih atau karyawan perusahaan penerima).

e)      Jika Pengeluaran Kas Hanya Menyangkut Jumlah yang Kecil, Pengeluaran ini Dilakukan Melalui Dana Kas Kecil, yang Akuntansinya Diselenggarakan dengan Imprest System.

Agar catatan akuntansi kas perusahaan dapat diawasi ketelitian dan keandalannya dengan menggunakan jasa pihak luar yang bebas setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus melibatkan bank. Untuk itu, setiap penerimaan kas harus segera disetor penuh ke bank, dan setiap pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek ( karena jumlahnya relative kecil) dilakukan melaui dana kas kecil yang penyelenggaraannya dengan Imprest system.

f)     Secara Periodik Diadakan Pencocokan Jumlah Fisik Kas yang Ada Di Tangan dengan Jumlah Kas Menurut Catatan.

Penghitungan fisik kas (cash Count) yang ada di tangan perusahaan harus dilakukan secara periodic untuk mencegah karyawan perusahaan menggunakan kesempatan penyelewengan penggunaan kas. Penghitungan fisik kas dilakukan terhadap jumlah kas yang belum disetor ke bank dan saldo dana kas kecil yang ada di tangan perusahaan pada saat tertentu. Jumlah kas yang belum disetor ke bank pada saat perhitungan fisik kas dicocokkan dengan jumlah kas yang diterima oleh perusahaan menurut jurnal penerimaan kas. Besarnya saldo dana kas kecil yang dihitung harus sama dengan saldo dana kas kecil yang dibentuk menurut keputusan Direktur Keuangan dikurangi dengan jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan namun belum diganti.

g)   Kas Yang Ada di Tangan (Cash in Safe) Dan Kas yang Ada di Perjalanan (Cash in Transit) Diasuransikan dari Kerugian.

Jika kas yang ada di tangan edan kas yang ada di perjalanan jumlahnya relative besar, sehingga diperkirakan akan timbul kerugian yang besar jika terjadi perampokan atau pencurian, perusahaan sebaiknya menutup asuransi untuk menghindari risiko kerugian tersebut.

h)       Kasir Diasuransikan (Fidelity Bond Insurance).

Untuk menghindari kerugian akibat penyelewengan kas yang dilakukan oleh karyawan yang diserahi tugas sebagai penyimpan kas, karyawan tersebut perlu diasuransikan. Fidelity bond Insurance menjamin penggantian atas kerugian yang timbul sebagai akibat penyelewengan yang dilakukan oleh kasir.

i)        Kasir Dilengkapi Dengan Alat-alat yang Mencegah Terjadinya Pencurian Terhadap Kas Yang Ada di Tangan ( misalnya Mesin Register Kas, Almari Besi,dan Strong Room).

Untuk menjaga fisik kas yang ada di tangan, bagian kasa harus diberi perlengkapan yang memadai. Umumnya setiap perusahaan menempatkan bagian kasa dalam suatu ruangan yang tidak setiap karyawan diperkenenkan melakukan akses kedalamnya, tanpa izin dari pejabat yang berwenang. Mesin register kas, almari besi, dan strong room merupakan perlengkapan yang biasanya disediakan bagi bagian kasa untuk melindungi kas yang ada di perusahaan.

j)         Semua Nomor Cek Harus Dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kasa.

Karena formulir cek berfungsi sebagai perintah kepada bank untuk membayarkan sejumlah uang perusahaan kepada orang tertentu atau kepada pembawa cek tersebut, maka penggunaan cek diawasi dengan mengontrol penggunaan nomor urut cek tersebut. Setiap nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kasa karena bagian ini bertugas untuk mengisi cek (berdasarkan bukti kas keluar yang diterbitkan oleh fungsi pencatat utang ) dan memintakan otorisasi atas cek tersebut.

SISTEM DANA KAS KECIL

Penyelenggaraan dana kas kecil untuk pengeluaran kas dengan uang tunai dapat di lakukan dengan dua cara, yaitu :

1)        Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system)

Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:

·      Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.

·      Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.

·     Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.

2)        Imprest System

Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut:

·       Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Saldo rekening Dana Kas Kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo tersebut dinaikkan atau dikurangi.

·        Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal.

·    Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Biaya dan mengkredit rekening Kas.

Dalam metode imprest system dan sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur, yaitu :

a.         Prosedur pembentukan dana kas kecil

Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan adanya surat keputusan dari direktur keuangan mengenai jumlah dana yang disisihkan ke dalam dana kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut.

b.        Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil

Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan pengeluaran dana kas kecil oleh pemakai yang ditujukan kepada pemegang dana kas kecil. Pemakai dana kas kecil berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil dengan membuat pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dalam formulir bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya.

c.         Prosedur pengisian kembali dana kas kecil

Jika dana kas kecil sudah menipis saldonya, pemegang dana kas kecil mengisi formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Formulir ini dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya dan dikirimkan ke Bagian Utang untuk diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil.

A.       Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah sebagai berikut:

1)        Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam system dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dan pengisian dana kas kecil.

2)        Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya.

3)        Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. Dalam imprest system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya yang disimpan dalam arsip oleh pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil.

4)        Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada Bagian Utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Dalam imprest system, jumlah yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil adalah sebesar jumlah uang tunai yang dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil. Sedangkan dengan fluctuating fund balance system, pengisian kembali dana kas kecil tidak didasarkan pada jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluaran kas kecil, namun sesuai dengan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil.

B.       Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah :

1)        Jurnal Pengeluaran Kas

Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pngeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil.

2)        Register cek.

Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

C.       Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil.

Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil.

D.       Fungsi yang Terkait

1)        Fungsi kas.

Dalam sistem dana kas kecil, fugsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kebali dana kas kecil.

2)        Fungsi Akuntansi.

Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi bertnggung jawab atas:

a.         pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan

b.        pencatan transaksi pembentukan dana kas kecil

c.       pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek

d.     pencatatan pengeluaran danakas kecil dalam jurnal pengeluaran  dana kas kecil (dalam fluctuating-fund-balance system)

e.  pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

3)        Fungsi pemegang dana kas kecil.

Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dngan otorisasi dari pejabat tertenyu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

4)        Fungsi pemeriksa intern.

Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodic dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yan ada di tangan pemegang dana kas kecil.

E.       Bagan Alir  Dokumen Dana Kas Kecil

1)        Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Prosedur pembentukan dana kas kecil dengan imprest system tidak berbeda dengan prosedur pembentukan dana kas kecil dengan fluctuating –fund-balance system. Bukti kas kas keluar dilampiri dengan surat  keputusan pembentukandana kas kecil diserahkan ole Bagian Utang ke Bagian Kasa. Berdasarka bukti kas keluar tersebut,Bagian Kasa  membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahka kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan kepada Bagian Jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh Bagian Kasa.

2)        Prosedur Permintaan dan Pertanggug jaaban Pengeluaran Dana Kas Kecil

Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dengan imprest system sedikit berbeda dngan prosedur permintaan dan pertangungjawaban pengeluaran dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system. Dalam imprest system pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi.pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil menurut abjad nama pemakai dana kas kecil.jika pengeluaran kas kecil telah dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil, pemegang dana kas kecil mengarsipkan bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan permintan pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya.Dokumen-dokumen ini dikumpulkan untuk dipakai sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah dana yang telah dikeluarkan.

3)        Prosedur pengisian kembali dana kas kecil

Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system sedikit berbeda dengan prosedur yang sama dalam fluctuating fund balance system. Pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil, sedangkan dalam fluctuating fund balance system didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil, disamping itu pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system dicatat dengan mendebit rekening biaya, sedangkan dalam fluctuating fund system dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas

          Menurut IAI, seperti pada Standar Akuntansi Keuangan (2011, pasal 2), “Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan.”

Kas merupakan alat pembayaran yang sah. Memiliki 2 kriteria, yaitu :

1. Tersedia, berarti kas harus ada dan dimiliki serta dapat digunakan sehari-hari sebagai alat pembayaran untuk kepentingan perusahaan.
2. Bebas, setiap item dapat diklasifikasikan sebagai kas, jika diterima umum sebagai alat pembayaran sebesar nilai nominalnya.

          Menurut Mulyadi (2008:439), sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.

Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

             Definisi menurut Mulyadi (2008:455), sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang adalah berasal dari transaksi penjualan tunai. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan :

1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
2. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan penerimaan kas.

Sistem Penerimaan Kas dari Piutang

       Definisi menurut Mulyadi (2008:493), menjelaskan bahwa untuk menjamin di terimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan:

1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet). Jika perusahaan hanya menerima kas dalam bentuk cek atas nama perusahaan , akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan. Pemindahbukuan juga akan memberikan jaminan penerimaan kas masuk ke rekening giro bank perusahaan.
2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.”

Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui berbagai cara, adalah sebagai berikut:

1. Melalui penagihan perusahaan
2. Melalui pos
3. Melalui Lock-box collection plan

Prosedur Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai dan Piutang

        Menurut Mulyadi (2008:456), sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi dalam tiga prosedur sebagai berikut: 

1. Penerimaan Kas dari Over-the Counter Sale.

                 Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. Prosedur-prosedur yang dijalankan dalam penerimaan kas dari Over-the Counter Sale dengan langkah pembeli memesan barang langsung kepada Wiraniaga (sales-person) di Bagian Penjualan; Bagian Kas menerima pembayaran dari pembeli dapat berupa uang tunai, atau kartu kredit; Bagian Penjualan memerintahkan Bagian pengiriman untuk menyerahkan barang kepada Pembeli; Bagian Kasa menyetorkan kas yang diterima ke Bank; Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan; Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari Penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas.

     2.  Penerimaan Kas dari COS Sales

          Cash-On-Delevery Sales (COD Sales) adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD Sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan penyerahan barang bagi pembeli serta jaminan penerimaan kas dari perusahaan penjual.

     3.  Penerimaan Kas dari Credit Card Sales

              Merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan sarana pembayaran bagi pembeli, baik dalam Over-the Counter Sales maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya dilaksanakan melalui COS Sales. Dalam Over-the Counter Sales, pembeli datang ke perusahaan melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir dengan menggunakan kartu kredit. Dalam penjualan tunai yang melibatkan COS Sales, pembeli tidak perlu datang ke perusahaan penjual. Pembeli memberikan persetujuan tertulis untuk penggunaan kartu kredit dalam pembayaran barang.

Sedangkan Menurut Mulyadi (2008:494), sistem penerimaan kas dari piutang terbagi atas penjelasan sebagai berikut:

1. Penerimaan kas dari piutang melalui penagihan perusahaan dilaksanakan dengan prosedur berikut ini: 

        a. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan.

        b. Bagian Penagihan mengirimkan penagih untuk melakukan penagihan kepada debitur.

        c. Bagian Penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur.

        d. Bagian Penagihan menyerahkan cek kepada Bagian Kasa.

        e. Bagian Penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada Bagian Piutang. Untuk kepentingan

            posting kedalam kartu piutang.

        f. Bagian Kasa mengirim kuitansi tanda penerimaan kas kepada debitur.

       g. Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank untuk melakukan clearing atas cek tersebut.

    2.   Penerimaan kas dari piutang melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:

       a. Bagian Penagihan mengirim Faktur Penjualan kepada debitur pada saat transaksi terjadi.

       b. Debitur mengirim cek atas nama dan surat pemberitahuan melalui pos.

       c. Bagian Sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur. Cek atas nama

          diserahkan ke Bagian Kasa dan surat pemberitahuan kepada Bagian Piutang untuk diposting ke dalam

          Kartu Piutang

      d. Bagian Kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran dari debitur.

    3.   Penerimaan kas dari piutang melalui Lock-box collection plan dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:

      a. Bagian Penagihan mengirim Faktur Penjualan kepada debitur pada saat transaksi terjadi.

      b. Debitur melakukan pembayarannya pada saat faktur jatuh tempo dengan mengirimkan cek dan surat

          pemberitahuan ke PO Box di kota terdekat.

      c. Bank membuka PO Box, mengumpulkan cek dan surat pemberitahuan yang diterima perusahaan. Serta

          membuat daftar surat pemberitahuan dan mengurus check clearing.

      d. Bagian Kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke Bagian Akuntansi untuk dicatat ke dalam jurnal

          penerimaan kas.

Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen

      Menurut Narko (2008), informasi yang umumnya diperlukan manajemen dalam penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4. Nama dan alamat pembeli.
5. Kuantitas produk yang dijual.
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
7. Otorisasi pejabat yang berwenang.

Dokumen dan Catatan Akuntansi yang Digunakan

          Pencatatan transaksi penjualan barang dagangan tidak lepas dari dokumen-dokumen. Dokumen-dokumen yang biasa digunakan dalam mencatat sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:

1. Faktur penjualan tunai

           Faktur penjualan tunai disini berfungsi memerintah kepala bagian kasa untuk menerima uang dari pembeli sejumlah yang tercantum dalam dokumen tersebut.

     2.  Pita register kas (Cash Register Tape)

                Pita register kas (cash register tape) digunakan untuk mendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan sebagai bukti penerimaan kas dari bagian kas.

     3.  Credit Card Sales Slip

               Dokumen Credit Card Sales Slip, diisi oleh bagian kas dan berfungsi sebagai alat menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit. Sebagai transaksi penjualan yang dilakukan oleh pemegang kartu kredit.

     4.  Bill of lading

               Dokumen Bill of Lading digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang dalam penjualan COD (Cash-On-delivery).

     5.  Faktur penjualan COD

             Selain itu faktur penjualan (Cash-On-delivery) digunakan pula sebagai perekam berbagai informasi yang diperlukan untuk manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.

     6.  Bukti setor bank

              Bukti setor bank digunakan sebagai bukti penyetoran kas dari penjualan tunai ke bank. Adapun bukti setoran bank ini dipakai oleh bagian akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas atas penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.

     7.  Rekapitulasi harga pokok penjualan

               Dokumen ini digunakan bagian akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode dan sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

     8.  Jurnal Penerimaan Kas

Kas                                                   ---

         Penjualan Tunai                                               ---

Untuk mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Definisi Sistem Informasi Akuntansi

Sistem

          Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Biasanya dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi.

Informasi

          Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Karakteristik informasi yang realible harus memenuhi syarat relevan, tepat waktu, akurat dan lengkap.

Sistem Informasi

          Sistem Informasi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermafaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.

Sistem Informasi Akuntansi

          Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. 

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Ahli

          Menurut Wilkinson dan Cerullo (1995, p.5-6) pengertian sistem informasi akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari para pengguna atau pemakainya (users).

          Beberapa batasan pengertian (definisi) Sistem Informasi Akuntansi lain yang dapat dikutip misalnya pendapat Wilkinson (1990) bahwa sistem informasi akuntansi adalah merupakan sistem informasi formal, memiliki tujuan (kegunaan), tahap, tugas, pengguna, dan sumber daya dan mencakup ke seluruh kegiatan perusahaan dalam penyediaan informasi bagi semua pengguna di perusahaan tersebut.

          Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. (1996, h.1) pengertiansistem informasi akuntansi adalah, “Kumpulan sumber daya, seperti: manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi akuntansi.” Informasi ini dikomunikasikan kepada para penggunanya untuk berbagai pengambilan keputusan.

          Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menutut Mulyadi (2001, h.3) mendefinisikan, “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”

          Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Niswonger, Fess & Warren diterjemahkan oleh Ruswinarto, H. (1995, h.248), “Sistem akuntansi adalah suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk mengelola perusahaan dan untuk menyusun laporan keuangan bagi pemilik, kreditor, dan pihak lain yang berkepentingan.”

          Pengertian Sistem Informasi Akuntansi  menurut Baridwan (1998, h.6), “Sistem akuntansi terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai suatu mengenai usaha suatu kesalahan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manejemen untuk mengawasi usaha-usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.”

Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

• Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
• Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
• Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

SIA terdiri dari 3 subsistem:

• Sistem pemrosesan transaksi mendukung proses operasi bisnis harian.
• Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
• Sistem Penutupan dan pembalikan. Merupakan pembalikan dan penutupan dari laporan yang dibuat dengan jurnal pembalik dan jurnal penutup menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak,dll.

Cara Kerja

Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :

• Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
• Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
• Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?

Manfaat

Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:

• Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
• Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
• Meningkatkan sharing knowledge
• Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

Komponen Sistem Informasi Akuntansi

• Manusia adalah pelaku yang menjalankan sistem
• Transaksi merupakan objek dari sistem informasi akuntansi sebagai masukan, lalu diproses sehingga menghasilkan informasi
• Prosedur adalah langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan transaksi atau kegiatan perusahaan.
• Dokumen yaitu berupa formulir yang digunakan sebagai sarana pencatatan pada saat transaksi
• Peralatan adalah suatu alat atau sarana yang digunakan dalam melakukan pencatatan pada sistem informasi yang bersangkutan.