Tugas 3 Softskills

1. Perkembangan suatu organisasi tidak terlepas dari peran seorang manajer.

a.      Identifikasi berbagai jenis manajer, baik menurut tingkat maupun bidang dalam organisasi ! Serta uraikan ruang lingkup tugas masing - masing nya ?

Jawab        :

1)      Perbedaan vertikal atau hirarki

a)      Manajer Puncak / Top Manager

Tanggung jawab dari manajer puncak adalah keseluruhan kinerja dan keefektifan dari suatu perusahaan. Manajer tingkat puncak membuat kebijakan, keputusan dan strategi yang berlaku secara umum pada suatu perusahaan. Manajer puncak juga yang melakukan hubungan dengan perusahaan lain dan pemerintah. Contoh : Dirut, Presiden Direktur, CEO.

b)      Manajer Menegah / Middle Manager

Manajer tingkat menengah berada di antara manajer puncak dan manajer lini pertama. Manajer ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh manajer tingkat atas atau puncak. Contoh : Direktur Produksi, Pemasaaran, Kepala Divisi.

c)      Manajer Lini Pertama / First-Line Manager

Manajer tingkat bawah ini kebanyakan melakukan pengawasan atau supervisi para karyawan dan memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh manajer puncak dan menengah telah dijalankan dengan baik. Manajer lini pertama juga memiliki andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian strategi yang telah ditetapkan.

Tambahan Hierarki Manajemen: Dari sisi jumlah, jumlah dari atas ke bawah berbentuk kerucut atau piramida, yaitu semakin tinggi level atau tingkatan seorang manajer, maka semakin sedikit jumlah manajer pada tingkatan tersebut. Contoh : Supervisor.

2)      Perbedaan Horizontal (luas ruang lingkup tugas)

a)      General Manager : Manajer yang bertanggung jawab terhadap beberapa departemen yang menjalankan fungsi yang berbeda atau manajer yang bertanggung jawab untuk divisi yang berdiri sendiri (mandiri).

b)      Functional Manager : Manajer yang bertanggung jawab atas departemen yang menjalankan tugas fungsional tunggal serta memiliki karyawan dengan pelatihan dan keahlian yang serupa. Contoh : Direktur Produksi, Pemasaaran, Kepala Divisi.

b.      Identifikasikan dan jelaskan berbagai keahlian ? 

Jawab        :

Secara umum, terdapat emat keterampilan manajer pada masing-masing tingkat manajer:

1)      Keterampilan konseptual
Ketrampilan atau kemampuan mental untuk mengkordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi.

2)      Keterampilan Kemanusiaan
Kemampuan untuk saling bekerja sana dengan memahami dan memotivasi orang lain.

3)      Keterampilan Administrasi
Kemampuan yang ada hubungannya dengan fungsi manajemen yang dilakukan.

4)      Keterampilan Teknik
Kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur, dan metode dari suatu bidang tertentu.

5)      Logis matematis, seseorang senang menganalisa masalah dan berstrategi.

6)      Spatial, cenderung menyukai dunia artistik dan suka mengatur obyek.

7)      Musikal, sensitivitas yang tinggi terhadap irama dan tempo

8)      Linguistik, pandai dalam bersilat lidah dan mendongeng atau bercerita.

9)      Bodily-kinesthetic, bakat olah tubuh yang luar biasa.

10)  Interpersonal, terampil dan mudah bersosialisasi dengan orang lain.

11)  Naturalis, suka dengan alam bebas dan berupaya melindunginya (pecinta alam).

2. Proses manajemen dimulai dari resources hingga performance.

a.      Gambarkan proses manajemen tersebut !

b.      Jelaskan setiap bagian dari proses tersebut !

Jawab        :

1)      Perencanaan

Menetapkan apa yang harus dilakukan perusahaan dan cara terbaik melakukannya.

Sasaran Jangka Pendek (<1 tahun)

Sasaran Jangka Menegah (1-5 tahun)

Sasaran Jangka Panjang (5 tahun)

2)      Pengorganisasian

Proses menata sumber daya dan kegiatan menjadi struktur yang logis.

3)      Pengarahan

Seorang manajer memandu dan memotivasi karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan

4)      Pengawasan

Proses memantau kinerja perusahaan untuk menjamin perusahaan mencapai sasarannya

3. Sasaran dan perencanaan telah menjadi konsep dasar dalam manajemen.

a.      Apa yang dimaksud dengan sasaran ?

Jawab        :

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.

b.      Apa saja karakteristik dari sebuah sasaran yang efektif ? Beri contoh !

Jawab        :

BEBERAPA PRINSIP MANAJEMEN EFEKTIF:

·         Prinsip ini berasal dari para ahli Internasional di dalam Technical Committee 176 – Quality Management and Quality Assuransce

·         Sebagai dasar dalam merevisi standar ISO 9000:2000

·         Dapat digunakan sebagai kerangka kerja ( framework untuk Pedoman Peningkatan Organisasi )

Delapan Prinsip tersebut yaitu :

1)      Customer Focused Organisation

2)      Leadership

3)      Involvement of People

4)      Process Aproach

5)      System Approach to Management

6)      Continual Improvement

7)      Factual Approach to Decision Making

8)      Mutually Beneficial Supplier-Relationship

Prinsip 1 :

( FOKUS PADA PELANGGAN )

Perusahaan tergantung pada pelanggannya, maka haruslah mengerti apa keinginan pelanggan saat itu dan masa yang akan datang.

Temu-kenali apa keperluan pelanggan dan berusahalah untuk memenuhi bahkan melebihi harapan-harapan pelanggan.

Penerapan khusus Prinsip 1 :

v  Teliti pahami kebutuhan dan harapan pelanggan

v  Pastikan bahwa sasaran organisasi sejalan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan

v  Komunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan ke seluruh organisasi

v  Ukur kepuasan pelanggan lalu ambil tindakan dari hasil pengukuran

v  Kelola secara sistematis hubungan dengan pelanggan

v  Buatlah keseimbangan pendekatan antara kepuasan pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya seperti : pemilik modal, karyawan, pemasok, masyarakat dan pemerintah.

Prinsip 2 :

( KEPEMIMPINAN )

Para pimpinan menetapkan / membangun kesatuan arah dan tujuan organisasi . Pimpinan harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang mendukung, sehingga SDM nya sepenuhnya berdaya-upaya dalam mencapai tujuan / sasaran-sasaran organisasi.

Penerapan khusus Prinsip 2 :

v  Pertimbangkan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan , termasuk pelanggan.

v  Tetapkan dan jelaskan visi organisasi ke depan agar setiap orang mengerti tujuan .

v  Tentukan sasaran dan target yang menantang dan sosialisasikan

v  Ciptakan dan sokong nilai-nilai kebersamaan, kejujuran dan model tugas yang etis pada semua level organisasi.

v  Lengkapi semua orang dengan sumberdaya yang diperlukan ( misalnya : pelatihan sesuai keperluan bidang tugas ), dan beri kebebasan bertindak dengan penuh tanggungjawab.

v  Beri semangat kebesaran hati dan pengakuan terhadap konstribusi setiap orang

Prinsip 3 :

( Keterlibatan sumberdaya manusia )

Sumberdaya manusia pada semua level ( tingkatan ) adalah faktor penting dari suatu organisasi, dan keterlibatan sepenuhnya dari mereka memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk keuntungan organisasi.

Penerapan khusus Prinsip 3 :

v  Upayakan setiap orang memahami pentingnya konstribusi dan peran mereka

v  Upayakan setiap orang mengenali batasan kinerja serta lingkup tanggung-jawab mereka.

v  Upayakan setiap orang mengetahui permasalahan kerja mereka dan termotivasi untuk menyelesaikannya

v  Ajak setiap orang aktif melihat peluang untuk meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman mereka

v  Fasilitasi agar setiap orang bebas berbagi pengetahuan / pengalaman dan berinovasi

v  Budayakan agar setiap orang secara terbuka mendiskusikan permasalahan

Prinsip 4 :

( Pendekatan Proses )

Hasil yang diinginkan tercapai dengan lebih efisien bila aktivitas dan sumber-sumber yang terkait diatur dengan baik sebagai sebuah proses.

Penerapan khusus Prinsip 4 :

v  Secara sistematis menentukan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan

v  Menganalisa dan mengukur kapabilitas aktivitas-aktivitas kunci .

v  Mengidentifikasi interface aktivitas-aktivitas kunci di dalam dan di antara fungsi-fungsi organisasi

v  Upayakan agar proses lebih singkat dan efektif , tidak berbelit-belit

v  Menekankan pada faktor-faktor seperti sumberdaya, metode dan material untuk memperbaiki aktivitas kunci pada organisasi

v  Hilangkan birokrasi , serta eliminir fungsi-fungsi organisasi yang tugasnya saling tumpang tindih

v  Mengevaluasi resiko, konsekwensi, dan dampak aktivitas pada pelanggan / pemasok ataupun pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.

Prinsip 5 :

( Pendekatan Sistem pada Manajemen )

Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan suatu system dari proses-proses yang saling terkait, untuk menghasilkan perbaikan-perbaikan yang objektif pada perusahaan dengan efektif dan efisien.

Penerapan khusus Prinsip 5 :

v  Penyusunan system untuk mencapai sasaran organisasi dengan lebih efektif dan efisien

v  Memahami keadaan saling ketergantungan diantara proses-proses pada system

v  Pendekatan struktur yang harmonis dan integrasi proses-proses , dengan tugas yang tidak saling tumpang tindih

v  Memberi pemahaman terbaik pada tugas-tugas / tanggung-jawab yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bersama, serta mengurangi hambatan lintas fungsional

v  Menargetkan dan menentukan bagaimana aktivitas khusus dalam suatu sistem akan beroperasi

Prinsip 6 :

( Perbaikan yang kontinu )

Perbaikan yang berkesinambungan harus menjadi pekerjaan yang permanen dari organisasi

Penerapan khusus Prinsip 6 :

v  Laksanakan secara konsisten pendekatan organisasi untuk kontinuitas perbaikan performansi

v  Sediakan dan kirim SDM untuk pelatihan terhadap metode dan alat perbaikan berkesinambungan

v  Laksanakan perbaikan yang kontinu pada produk, proses dan sasaran system

v  Tetapkan tujuan dan sasaran sebagai pedoman, dan ukur pencapaian untuk perbaikan yang berkesinambungan

v  Beri penghargaan dan pengakuan terhadap perbaikan

Prinsip 7 :

( Pendekatan factual untuk pengambilan keputusan )

Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan analisa data dan informasi

Penerapan khusus Prinsip 7 :

v  Pastikan bahwa data dan informasi cukup akurat dan dapat dipercaya

v  Sediakan data yang dapat diakses oleh yang membutuhkan

v  Analisa data dan informasi dengan menggunakan metode yang valid

v  Buat keputusan dan ambil tindakan berdasarkan analisis factual, seimbang dengan pengalaman intuisi

Prinsip 8 :

( Hubungan kerjasama yang saling membutuhkan dengan Supplier )

Perusahaan dan Pemasok nya ( Supplier / Vendor ) adalah saling membutuhkan. Mempunyai kerjasama yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan kedua belah pihak untuk menciptakan nilai keberhasilan.

Penerapan khusus Prinsip 8 :

v  Tetapkan hubungan yang seimbang antara keuntungan jangka pendek dengan mempertimbangkan jangka panjang

v  Sinergikan keahlian dan sumberdaya secara berpasangan dengan pemasok

v  Identifikasi dan pilih pemasok-pemasok kunci

v  Susun pengembangan bersama , untuk fleksibilitas dan kecepatan merespon perubahan kebutuhan pasar

v  Berikan semangat, dorongan dan penghargaan atas peingkatan dan prestasi pemasok.

4. Perencanaan merupakan fungsi utama dalam manajemen.

a.      Uraikan proses perencanaan dari organisasi ?

Jawab        :

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain - pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan - tak akan dapat berjalan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

b.      Sebutkan kebaikan dan kelemahan dari perencanaan ?

Jawab        :

Kebaikan Perencanaan :

·         Memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi.

·         Membantu para manajer dalam membuat keputusan (memberikan banyak informasi).

·         Meminimumkan kesalahan, karena tujuan atau sasaran dan strategi dirumuskan dengan cermat.

Kelemahan Perencanaan :

·         Perencanaan strategis formal memerlukan investasi dalam waktu, uang, tenaga yang cukup besar.

·         Perencanaan strategis cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko besar.

c.       Jelaskan langkah – langkah dalam pengambilan keputusan ? dan kondisi apa yang sering dihadapi oleh manajer dalam pengambilan keputusan ? 

Jawab        :

Langkah – langkah pengambilan keputusan :

1)      Aktivitas intelegensia ; Proses kreatif untuk menemukan kondisi yang mengharuskan keputusan dipilih atau tidak.

2)      Aktifitas desain ; Kegiatan yang mengemukakan konsep berdasar aktifitas intelegensia untuk mencapai tujuan.

Aktifitas desain meliputi :

v  menemukan cara-cara/metode

v  mengembangkan metode

v  menganalisa tindakan yang dilakukan.

3)      Aktifitas pemilihan ; Memilih satu dari sekian banyak alternatif dalam pengambilan keputusan yang ada. Pemilihan ini berdasar atas kriteria yang telah ditetapkan.

Dari tiga aktifutas tersebut diatas, dapat disimpulkan tahap pengambilan keputusan adalah :

a)      Mengidentifikasi masalah utama

b)      Menyusun alternatif

c)      Menganalisis alternatif

d)     Mengambil keputusan yang terbaik

Kondisi manajer dalam mengambil keputusan : 

1)      Dalam kondisi pasti atau kejelasan. Kejelasan artinya semua informasi yang diperlukan oleh pihak pengambil keputusan telah tersedia secara menyeluruh. Kepastian adalah kondisi tentang adanya informasi yang akurat, dapat diukur, dan dapat diandalkan tentan hasildari berbagai alternatif yang sedang dipertimbangkan. Hal-hal yang terjadi dalam pengambilan keputusan:

a)      Alternatif yang harus dipilih hanya memiliki satu konsekuensi/jawaban/hasil yang dapat ditentukan dengan pasti.

b)      Keputusan yang diambil didukung oleh informasi/data yang lengkap, sehingga dapat diramalkan secara akurat hasil dari setiap tindakan yang dilakukan.

c)      Pengambil keputusan secara pasti mengetahui apa yang akan terjadi di masa yang akan datang.

d)     Biasanya selalu dihubungkan dengan keputusan yang menyangkut masalah rutin, karena kejadian tertentu di masa yang akan datang dijamin terjadi.

e)      Pengambilan keputusan seperti ini dapat ditemui dalam kasus/model yang bersifat deterministik.

f)       Menggunakan teknik penyelesaian/pemecahan melalui program linear, model transportasi, model penugasan, model inventori, model antrian, model network.

2)      Dalam kondisi berisiko

Resiko artinya adalah bahwa sebuah keputusan harus memiliki tujuan-tujuan yang jelas dan informasi yang baik selalu tersedia, tetapi hasilnya di masa depan yang berhubungan dengan setiap alternatif belumlah pasti.

Konsekuensi-konsekuensi dari berbagai alternatif yang tidak pasti adalah sebagai berikut:

a)      Aternatif yang dipilih mengandung lebih dari satu kemungkinan hasil.

b)      Pengambilan keputusan memiliki lebih dari satu alternatif tindakan.

c)      Diasumsikan bahwa pengambilan keputusan mengetahui peluang yang akan terjadi terhadap berbagai tindakan dan hasil.

d)     Resiko terjadi karena hasil pengumpulan keputusan tidak dapat diketahui dengan pasti.

e)      Pada kondisi ini ada informasi atau data yang akan mendukung dalam membuat keputusan, berupa besar atau nilai peluang terjadinya bermacam-macam keadaan.

f)       Menggunakan teknik pemecahan konsep probabilitas, seperti model keputusan probabilistik, model inventori probabilistik, model antrian probabilistik.

3)      Dalam kondisi tidak pasti atau ketidak jelasan

Ketidakjelasan/ketidakpastian adalah saat dimana manajer mengetahui tujuan mana yang ingin dicapai, tetapi informasi tentang alternatif dan peristiwa-peristiwa di masa depan tidak lengkap. Faktor-faktor yang mungkin akan mempengaruhi sebuah keputusan, seperti masalah harga, biaya produksi, volume, dan suku bangsa di masa depan yang akan datang.

Pengambilan keputusan dalam kondisi ini adalah pengambilan keputusan dimana:

a)      Tidak diketahui sama sekali hal jumlah kondisi yang mungkin timbul serta kemungkinan-kemungkinan munculnya kondisi-kondisi tersebut.

b)      Pengambilan keputusan tidak dapat menentukan probabilitas terjadinya berbagai kondisi atau hasil yang keluar.

c)      Pengambil keputusan tidak mempunyai pengetahuan atau informasi lengkap mengenai peluang terjadinya bermacam-macam keadaan tsb.

d)     Hal yang akan diputuskan biasaya relatif belum pernah terjadi.

e)      Tingkat ketidakpastian dapat dikurangi dengan cara mencari informasi lebih banyak melalui riet atau penelitian penggunaan probabilitas subjektif.

f)       Teknik pemecahannya menggunakan metode maximin, metode maximax, metode laplace, metode minimax regret, metode relaisme dan dibantu dengan tabel hasil (pay off tabel)

4)      Dalam kondisi konflik/ambiguitas

Ambiguitas sekitarnya adalah situasi paling sulit dalam pengambilan keputusan dimana tujuan-tujuan yang akan dicapai atau permasalahan-permasalahan yang hendak dipecahkan tidak jelas, alternatif sulit ditentukan dan informasi mengenai hasilnya nanti tidaklah tersedia.

Pengambilan keputusan dalam kondisi konflik/ambiguitas adalah pengambilan keputusan dimana:

a)      Kepentingan dua atau lebih pengambilan keputusan saling bertentangan dalam situasi persaingan.

b)      Pengambil keputusan saling bersaing dengan pengambil keputusan lainnya yang rasional, tanggap dan bertujuan untuk memenangkan persaingan tersebut.

c)      Pengambil keputusan bertindak sebagai pemain dalam suatu permainan.

5.  

a.      Uraikan pengertian dari organisasi ?

Jawab       :

Organisasi (Yunani: ὄργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama.

Dalam ilmu-ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen. Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku organisasi (organizational behaviour), atau analisis organisasi (organization analysis).

b.      Jelaskan hubungan timbal balik antara organisasi dan tata kerja ?

Jawab       :

Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber-sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula.

Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan
pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, di samping itu
pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk :

1)      Menghindari terjadinya pemborosan di dalam pendayagunaan sumber-sumber daya dan waktu yang tersedia

2)      Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses
pencapaian tujuan.

3)      Menjamin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.

Jadi hubungan antara manajemen, organisasi dan tata kerja dapat dilukiskanseperti di bawah ini.

a)      Manajemen : proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antar manusia.

b)      Organisasi : alat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi pengelompokkan kerja sama.

c)      Tata Kerja : pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerja sama tersebut harus dilaksanakan sehingga tujuan tercapai secara efisien.

Manajemen, organisasi dan tata kerja ketiganya diarahkan kepada tercapainya tujuan secara efisien.

Contohnya :

1)      Stabilitas : maksudnya bahwa system, tata, dan prosedur kerja itu harus
mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan
kerja.

2)      Fleksibilitas : artinya bahwa dalam pelaksanaanya tidak kaku tetapi harus
luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian
tugas.

Contoh :

Salah seorang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan.

c.       Jelaskan fungsi satuan organisasi dan metode ?

Jawab       :

Pengertian organisasi dan metode (secara lengkap) adalah rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Dari pengertian tersebut terkandung beberapa maksud yaitu :

1)      Organisasi dan metode merupakan kunci atau syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya.

2)      Organisasi dan metode penting bagi kegiatan manajemen.

3)      Organisasi dan metode dapat memanfaatkan sumber-sumber dan waktu yang tersedia, dan

4)      Organisasi dan metode berguna dalam meningkatkan efisiensi kerja untuk mencapai tujuan.

Dari uraian di atas terlihat jelas betapa eratnya hubungan antara manajemen, organisasi dan metode, bahkan sepertinya dapat dikatakan bahwa organisasi dan metode merupakan salah satu bidang pengkhususan dari manajemen.

Manajemen pada hakekatnya merupakan proses kegiatan seorang pimpinan (manager) yang harus dilakukan dengan mempergunakan cara-cara pemikiran yang rasional maupun praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui kerja sama dengan orang lain sebagai sumber tenaga kerja tanpa mengabaikan sumber-sumber yang lain dan waktu yang tersedia dengan cara yang setepat-tepatnya.