Penerapan Teknologi Informasi atau Sistem Informasi
dalam Perusahaan untuk Mencapai Keunggulan Strategis
Peranan teknologi informasi bagi
perusahaan sangatlah penting. Penerapan teknologi informasi
pada tiap perusahaan atau organisasi tentunya memiliki tujuan yang berbeda
karena penerapan TI pada suatu organisasi adalah untuk mendukung kepentingan
usahanya. Apalagi dengan kondisi saat ini, dengan persaingan dan fluktuasi dunia
bisnis yang tinggi sehingga penerapan TI bukan hanya sebagai supporting
tools saja, tetapi menjadi strategic tools, dimana fungsi dan perannya
lebih komprehensif dan lebih luas terkait pada visi, misi dan tujuan
perusahaan. Namun seringkali penerapan TI menjadi gagal karena banyak proyek
TI yang selalu tertunda dan berlarut-larut sehingga telah menghabiskan
banyak dana tetapi tidak membuahkan hasil. Struktur organisasi bisnis
dan proses manajemen yang baik juga merupakan kunci sukses
keberhasilan penerapan TI, sehingga faktor leadership menjadi tantangan
sekaligus hambatan pada banyak perusahaan karena terkadang eksekutif
puncak tak memiliki visi terhadap investasi TI-nya.
Konsep Manajemen Informasi dalam
perusahaan.
Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat
korespondensi, persiapan formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas
oleh juru ketik, sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin,
supervisor dan manajer. Latar di atas sering melibatkan produk fisik – surat,
memorandum, dan laporan yang ditulis; pernyataan dan nota yang disiapkan;
catatan dan rekaman; lemari berkas yang berisi salinan arsip. Kantor ini ada
wujudnya, tapi bagi mahasiswa manajemen perkantoran administratif, ini
merupakan gambaran umum sebuah kantor.
Berbeda dengan kantor dulu, dunia kantor
sekarang terus berkembang. Latarnya lebih luas, tergantung pada sistem mesin
elektronik yang mempengaruhi organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan
pada data atau formulir, tapi pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada
sistem dimana mesin dan pegawai berfungsi. Manajemen kantor administratif,
mirip dengan manajemen informasi, menjadi bidang kerja dinamis yang terdiri
dari sistem administrasi, proses data, reprografis, proses kata, manajemen
data, telekomunikasi dan mikrografis. Perubahan yang membawa pandangan baru
dunia kantor memberi spesialisasi untuk banyak pekerja dan perlunya manajer
kantor administrasi yang memiliki pengetahuan yang luas.
Manajemen juga berlaku pada manajemen fungsi
kantor. Manajer kantor bertanggung jawab merencanakan, mengorganisasi dan
mengotrol semua kegiatan perusahaan dan mengarahkan orang untuk mencapai tujuan
perusahaan. Fungsi manajemen kantor terbatas pada layanan berkas dan
pegawai. Adanya perkembangan zaman dan metode informasi muncul tuntutan agar
informasi dan krputusan dilakukan lebih cepat. Manajemen mulai tergantung pada
kekuatan kantor karena teknologi komunikasi dan komputer memberi kekuatan
proses informasi kepada kantor yang lebih besar. Konsep ”kantor satu departemen”
memperluas konsep manajemen administratif yang lebih terpusat.
Konsep sistem informasi manajemen
menggabungkan semua fungsi informasi perusahaan dalam suatu jaringan informasi.
Jaringan ini ada pada gambar 1-3 dimana fungsi koordinasi (pusat informasi)
merupakan pusat intelijen atau basis data organisasi. Jaringan ini secara teori
memberi akses ke semua data dan informasi dalam perusahaan. Jaringan ini
menggabungkan sumber informasi tentang pelanggan, sumber pasokan dan info
produk, serta informasi keuangan dan pasar. Informasi tersebut diperoleh dari
lingkungan eksternal dan dimasukkan ke lingkungan internal. Fungsi informasi
ini dikelola dalam sistem informasi terpusat di banyak perusahaan besar dan
badan pemerintahan. Sistem ini kompleks, melibatkan posisi baru, peralatan
baru, dan reorganisasi, yang direncanakan dalam beberapa tahap selama
bertahun-tahun.
Konsep keunggulan kompetitif dalam
operasional perusahaan.
Suatu perusahaan dikatakan memiliki
keunggulan kompetitif ketika perusahaan tersebut mempunyai sesuatu yang tidak
dimiliki pesaing, melakukan sesuatu lebih baik dari perusahaan lain, atau mampu
melakukan sesuatu yang tidak mampu dilakukan oleh perusahaan lain.Keunggulan
kompetitif perusahaan dapat dibangun di atas salah satu dari tiga disiplin
nilai. Pertama, operasional prima (operational excellence).
Perusahaan yang menggunakan strategi ini berupaya mencapai biaya paling efisien
pada setiap proses bisnis yang menghasilkan kualitas jasa dan barang sesuai
harapan pelanggan. Kedua, keakraban dengan pelanggan (customer
intimacy). Perusahaan yang menggunakan strategi ini mempertahankan bisnis
dengan menunjukkan pemahaman luar biasa pada kebutuhan dan harapan pelanggan
melebihi rata-rata kompetitor. Ketiga, produk atau layanan yang senantiasa
inovatif dan terdepan (product leadership).
Strategic Uses of Information
Technology.
Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan
sebuah organisasi bisnis. Strategi persaingan yang diterapkan oleh
bisnis/industri mampu memberikan keunggulan organisasi, dengan memperhatikan
faktor biaya, mutu dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif akan membawa
organisasi pada kemampuan mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha.
Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi organisasi dan
strategi informasi. Perubahan pada salah satu strategi membutuhkan penyesuaian,
agar tetap setimbang.
Hubungan antara strategi kompetitif perusahaan
dan manfaat penggunaan teknologi informasi dikembangkan melalui beberapa
lapisan, mulai dari perencanaan, analisa dan perancangan. Sejalan dengan
semakin luasnya pemanfaatan teknologi informasi di lingkungan bisnis, maka
pemisahan antara teknologi informasi dan strategi kompetitif perusahaan semakin
tidak terlihat. Hal ini karena seluruh strategi kompetitif perusahaan harus
memiliki teknologi informasi.
Strategi perusahaan berbasis teknologi
informasi perlu dibuat karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat
terbatas, sehingga harus dimanfaatkan secara optimal. Strategi ini juga
digunakan untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para
kompetitor memiliki sumberdaya teknologi yang sama dan memastikan bahwa aset
teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung
dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan
pendapatan mapun pengurangan biaya. Selain itu, strategi perusahaan berbasis
teknologi informasi digunakan untuk mencegah terjadinya kelebihan atau
kekurangan investasi serta menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan
benar-benar menjawab kebutuhan bisnis perusahaan akan informasi.
Membangun Customer Focused Bisnis.
Strategi bisnis yang paham akan perubahan
tentu selalu mengaitkan dengan unsur perubahan yang paling dimensif, yaitu
teknologi. Kemampuan menyerap informasi dari perkembangan teknologi baik unsur
perangkat keras maupun perangkat lunak merupakan wujud dari kepekaan akan
nilai-nilai persaingan bisnis dan wujud strategi bisnis. Misal ketika
pergeseran dari mesin fotokopi yang selalu besar dan berat dengan listrik yang
besar beralih bahwa mesin fotokopi bisa menyatu dengan print dan fax, atau
mesin foto kopi portabel yang irit. Sehingga efisiensi anggaran dan efisiensi
waktu dapat mewujudkan kepuasan pelanggan dari faktor harga yang terjangkau dan
layanan yang cepat pula, ini adalah wujud strategi bisnis yang baik.
Value Chain & Strategic
Information System.
Sistem Informasi yang mendukung atau membentuk
posisi kompetitif dan strategis bagi suatu perusahaan sehingga dapat
bertahan dan sukses dalam jangka panjang jika ia mampu mengembangkan strategi
dalam menghadapi lima macam kekuatan kompetitif yang membentuk struktur
kompetisi di dalam industrinya. Keunggulan Kompetitif suatu
perusahaan dapat diwujudkan jika senantiasa berupaya mengatasi pesaing
yang sudah ada. Pesaing baru. Ancaman barang atau produk pengganti, kekuatan
tawar pelanggan dan pemasok. Melalui model rantai nilai, aktifitas
nilai utama dan pendukung perusahaan diarahkan agar dapat menggunakan
dan menghasilkan informasi untuk dimanfaatkan para
eksekutif perusahaan.
Re-engineering
Bussiness Process.
Dalam ilmu komputer dan manajemen suatu
pendekatan yang bertujuan perbaikan dengan cara menaikan efisiensi dan
efektivitas dari proses bisnis yang ada di dalam dan seluruh organiasi. Kunci
untuk bagi organisasi untuk melihat proses bisnis mereka dari yang bersih
persepektif dan menentukan bagaimana mereka dapat membuat proses ini yang
terbaik untuk meningkatkan cara mereka menjalankan bisnis.
Menciptakan Virtual Company.
Suatu perusahaan dapat membuat suatu
aplikasi sistem informasi yang digunakan untuk menjembatani antara perusahaan
dan klien secara online yang terdiri dari customer yang saling
terintegrasi dan supplier dalam port bisnis yang masuk ke dalam
jaringan bisnis (business bus). Untuk kepentingan komunikasi
dan pelayanan dengan supplier dan customer di jalur business
bus, maka dibuat beberapabusinness port pendukung dengan
melibatkan pihak ketiga, yaitu media transportasi, service financier untuk
metoda pembayaran, chating room dan massaging untuk layanan
komunikasi.
Untuk membangun sebuah Virtual Company, ada beberapa
komponen yang dapat digunakan, diantaranya :
Hampir semua company menggunakan
email dalam proses komunikasi, kapanpun dan dimanapun.
- Sistem yang otomatis dan mudah digunakan
Menggunakan suatu apikasi sistem
informasi yang bekerja secara otomatis untuk menggantikan
pegawai secara langsung, dengan demikian waktu yang digunakan lebih
efisien.
- Digital company
Membuat elektronik company secara
on-line.dengan system online , pegawai dapat bekerja kapanpun dan dimanapun.
- Monitoring
Mempermudah memonitor apikasi situs
web.
- Infrastruktur
Sarana infrastruktur akan dibutuhkan
untuk menjalankan konsep sebuah VC.
- Motivasi
Memotivasai user agar on-line.
- User – Friendly
Membantu user memahami tools.
Membangun Knowledge Creating Company
6 hal-hal yang kunci perusahaan harus lakukan
untuk membuat dan mendukung pengembangan pengetahuan dan penyebaran:
- Upaya inovasi langsung oleh eksekutif memiliki define bidang pengetahuan.
- Mendorong otonomi individu untuk memberikan ruang bagi pengembangan pengetahuan.
- Konstan mempertahankan rasa urgensi untuk menghindarkan atau menghilangkan kebiasaaan tertanam.
- Memastikan informasi umpan balik.
- Melibatkan sebanyak mungkin dalam proses berfikir.
- Menerapkan menengah-atas-bawah manajemen, yang melihat manajer menengah sebagai posisi terbaik untuk membentuk sintesis yang realistis eksekutif, aspirasi dan oprasional.
Daftar Pustaka
Tidak ada komentar:
Posting Komentar